多くの大学、研究機関にてご好評いただいております 共同利用機器管理システム SimpRent の Ver 5.2がこのほどリリースされました。
Ver.5.2 では管理者向けに機器を分類する機能が強化されたほか、ユーザ様からご要望の多かった実務で役立つ便利な機能が多数盛り込まれました。一部を抜粋してご紹介いたします。
今回ピックアップする新機能
【管理者向け】機器に対するタグ付け機能
実務で役立つ便利機能いろいろ
【全ユーザ向け】機器の予約情報に「利用者ー機器担当者用の伝言欄」を追加
【全ユーザ向け】機器の予約通知メールに予算情報を記載
【全ユーザ向け】機器詳細画面に◀（前へ）／▶（次へ）ボタンを搭載
【全ユーザ向け】機器検索条件の「拠点情報」の並び順が分かりやすく
【機器管理者向け】機器の管理情報に「管理者用メモ欄」を追加
1.【管理者向け】機器に対するタグ付け機能
● 機能概要
機器データに対して、任意のタグ付けを行うことが可能になりました。主にシステム管理の観点から、従来の検索条件では絞り込みにくかった機器のカテゴリー分けができるようになります。
● 利用手順
（事前準備）システム管理者がマスター編集画面から「機器タグ」を定義する（「機器タグ種別」の登録）
（事前準備）機器管理者が機器編集画面で「機器タグ」を設定する
利用者が機器情報検索条件の「機器タグ」を選んで機器を検索する（複数指定可能）
● 便利な使い方
機器にメンテナンス対象のものと対象外のものがある場合、対象のものだけタグ付けして絞り込む
ex) 機器本体と付属品（マウス、モニター、キーボードなど）を別個に
機器登録している場合、本体のみ「メンテナンス対象」タグを付ける →メンテナンス対象機器の正確な絞り込みが可能に！
→資産管理と機器管理の両立が可能に！
部門（研究室など）で所有する機器のうち、外部に共有する機器と部門内で占有する機器をそれぞれタグ定義して絞り込む
→機器管理者が予約受付などの設定をする際の利便性が向上！
→部門内では占有機器を優先して利用するなどの運用が容易に！
● よくあるご質問
機器タグの追加は誰でもできますか？
タグの作成（「機器タグ種別」の登録）ができるのは、システム管理者の権限をもつユーザのみです。
登録済のタグを機器に紐付けるのは、機器管理者以上の権限を持つユーザに限られます。
機器タグは誰でも見られますか？
機器タグの種別はSimpRentを利用できるユーザ全員に公開されます。機器情報画面の検索条件として表示されます。
各機器に付いているタグは、機器情報一覧や機器詳細画面（基本情報）で確認できます。
機器タグはSimpRentのどこでどうやって使うんですか？
機器情報の検索時に、検索条件として指定することができます。「機器タグ」のボタンから必要なタグを選び、機器を検索してください。複数指定（AND検索）も可能です。
新しいタグが欲しいんですが、どうすればいいですか？
機器タグの新規作成は「システム管理者」のみが可能です。新たに使いたいタグがある場合は、システム管理者にタグの作成を依頼してください。ただし機器タグはシステム全体に公開・利用されるものですので、ある部署内でのみ使うような用途のタグを定義することはお勧めしません。
「機器タグ」と「予約セット」「機器グループ」の違いはなんですか？ 「予約セット」は、同時に予約することが多い複数の機器をグルーピングする機能です（詳しくは SimpRent V5.0のご紹介記事 を参照）。機器タグとの違いとしては、①機器予約の際に複数の機器をまとめて予約できる点、②予約セットの種別は機器管理者が登録できる点があります。機器タグを用いても同じようなことは出来ますが、予約に使う場合は「予約セット」を活用されることをお勧めします。 「機器グループ」は、機器タグと同様に複数の機器をひとまとめにする機能ですが、こちらは部門（研究室など）単位でグループを定義できます。似た用途の機器をまとめて利用実績等の統計を取る際などに便利にお使いいただけます。
2. 実務で役立つ便利機能いろいろ
SimpRentユーザ様からのご要望で追加した機能です。一見細かく地味な機能追加ですが、日常業務のストレスを減らし利便性を向上させます。ぜひお試しください。
a. 【全ユーザ向け】機器の予約情報に「利用者ー機器担当者用の伝言欄」を追加
● 概要
従来、機器の予約情報は基本的にカレンダーで公開されていますが、当事者間にとどめたい情報を載せる場所が欲しいというご要望に対応しました
機器予約情報の「連絡用メモ」欄に記入します。利用者は予約登録時点から利用終了時刻まで編集可能です。機器担当者は予約時間の終了後も編集可能です。
● 便利な使い方
当事者以外には見せたくない情報等を記載する →共同研究などで、システム利用者ではない人が機器利用の場に来訪する場合があります。来訪者の氏名・連絡先等を当事者間だけで共有できます。
予約と利用実績に差がある場合に担当者に連絡する →「3時間予約枠を取っていたが2時間で利用を終了した」、「3つの装置を使う予定だったが、実験が長引いて1つは使わなかった」というような事後の連絡を利用者から担当者に行い、請求金額を修正してもらうことができます。
b. 【全ユーザ向け】機器の予約通知メールに予算情報を記載
● 概要
機器の予約登録・編集・承認（承認制予約機器の場合）時に送信されるメールの本文に、予算情報が掲載されるようになりました。
● 便利な使い方
機器利用者、機器提供側ともに、機器の利用と予算の紐づけの備忘録としてご利用いただけます。
システムにログインせずに見返せるのが便利ということで、通知メールは単なるお知らせに留まらず、多くのユーザ様にご活用いただいております。
c. 【全ユーザ向け】機器詳細画面に◀（前へ）／▶（次へ）ボタンを搭載
● 概要
機器情報の検索結果一覧から詳細を開いた際に、画面の左右に◀（前へ）／▶（次へ）ボタンが表示されるようになりました。また、◀ボタンの下には検索結果何件中の何件目を表示しているという表示も追加されました。 いったん検索結果一覧画面に戻ることなしに、複数機器の詳細画面を連続して参照できます。
● 便利な使い方
【機器管理者】機器の利用料金の改定、「個別権限」（個人や研究室を指定して利用権限を設定する機能）の編集など、年度初めなどに複数機器の詳細設定を編集したいときに便利です。
【機器利用者】借りたい機器の検索結果が複数個あり、詳細画面を見ながら比較検討するような場合に便利です。
d. 【全ユーザ向け】機器検索条件の「拠点情報」の並び順が分かりやすく
● 概要
機器検索条件のひとつである拠点情報（環境により「キャンパス」・「センター」・「実験室」等と表記）の並び順を設定できるようになりました。
大学に比べて多数の拠点をお持ちの民間企業のユーザ様からのご要望で搭載した機能です。
システム管理者がマスタ管理画面から設定し、システム全体でその並び順で表示します。
● 便利な使い方
一般的な並び順（所在地の都道府県順、読みのあいうえお順など）の他、ユーザ様がお使いの別システムの並び順とそろえることで、より分かりやすくお使いいただけます。
e. 【機器管理者向け】機器の管理情報に「管理者用メモ欄」を追加
● 概要
機器の管理情報に、管理者向けメモ欄を追加しました。機器管理者以上の権限をもつユーザが編集・閲覧できます。
● 便利な使い方
一般利用者には見せる必要のない管理用の情報（メンテナンス履歴等）を記載し、管理者間で共有できます。
いかがでしたでしょうか？今回はV5.2の新機能をご紹介しました。より使いやすくなったSimpRent Ver 5.2をどうぞご活用ください。
新機能に限らず、製品に対するご要望はサポート窓口にお寄せください。SimpRent はこれからも、ご利用者様のニーズに合った機能を搭載して成長してまいります。次回リリースは2024年8月ごろを予定しております。
現在機器の共同利用システムの導入をご検討中の方は、ぜひ一度製品デモをご覧ください。機器共同利用の現場で鍛え上げられた SimpRent のかゆいところに手が届く機能群を詳細にご紹介いたします。
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